A gestão de projetos é um dos componentes fundamentais de um negócio de sucesso. Afinal, o gerenciamento de projetos afeta no desempenho da empresa e dos funcionários e ainda influencia na satisfação dos clientes.

Além de ser uma habilidade fundamental para a execução de projetos na organização, o gerenciamento de projetos pode ser usado no dia a dia para agilizar a rotina de trabalho e aumentar seus resultados na sua função.

Com tantas responsabilidades, fica fácil entender porque a gestão de projetos é uma das hard skills mais importantes para o profissional que quer acelerar sua carreira.

Preparei este artigo para ajudá-lo a entender melhor o que é gerenciamento de projetos na prática, para que serve e como aplicar essa habilidade para desenvolver sua carreira. Boa leitura!

 

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos pode ser definida como o conjunto de técnicas e esforços para planejar, implementar, gerenciar e avaliar projetos. Portanto, o gerenciamento de projetos inclui diversas tarefas, como detalhamento do escopo, cronograma, monitoramento e organização de recursos humanos, financeiros e materiais.

Mas, para que você entenda melhor o que é gestão de projetos, é necessário compreender o que é um projeto, de fato. Por definição, projeto é um conjunto de atividades com o objetivo de atender uma oportunidade ou solucionar alguma dificuldade da empresa em um período predeterminado, ou seja, com prazo para início e fim.

É importante destacar que um projeto precisa ter um objetivo claro. Pode ser, por exemplo, lançamento de um novo produto, uma campanha para prospectar novos clientes, uma mudança na estrutura da empresa etc.

Para garantir o sucesso de um projeto, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, é essencial que seja feito um esforço em conjunto. Então, na prática, mesmo que determinado projeto envolva um único setor da empresa, pode ser necessário a colaboração de outras áreas em algum momento.

 

Para que serve a gestão de projetos?

Percebeu como os projetos são complexos e fundamentais para o sucesso de uma empresa? Agora imagine como seria difícil alcançar os objetivos sem planejamento e organização. Eu diria que é praticamente impossível.

É exatamente aí que entra um bom gerenciamento de projetos: uma peça fundamental para planejar, organizar e garantir que o projeto seja bem executado para atingir o objetivo esperado.

Assim, uma gestão de projetos eficaz proporciona uma série de benefícios, como:

• maior controle dos processos envolvidos em um projeto;
• maior probabilidade de alcançar o resultado desejado;
• garantia do uso eficiente dos recursos;
• diminuição dos riscos e redução de possíveis prejuízos;
• maior agilidade na tomada de decisões;
• melhora o engajamento da equipe envolvida.

 

Como fazer o gerenciamento de projetos?

Saber construir um projeto é essencial para quem deseja trabalhar com gestão de projetos em uma empresa. Então, mesmo que essa não seja sua função atual, pode ser que um dia você assuma uma posição de gestor de projetos por meio do Job Rotation.

Portanto, certifique-se de ter em mente os seguintes aspectos básicos ao elaborar o seu projeto:

• O que fazer: considere o problema que pretende resolver ou a oportunidade que deseja aproveitar. Ou seja, qual o objetivo do projeto.
• Como fazer: considere como será conduzida a implementação do projeto na empresa. Para isso, é importante ter um detalhamento das etapas para alcançar o objetivo principal.
• Quando fazer: é muito importante considerar qual é o momento mais adequado para implementar o projeto.
• Custos: tenha uma estimativa sobre todos os custos envolvidos na execução do projeto.

Tendo em vista os elementos que compõem um projeto, é hora de entender como funciona a gestão na prática. Confira, a seguir, algumas dicas essenciais para fazer um gerenciamento de projetos eficiente do início ao fim.

 

1. Tenha metas bem definidas

Estabelecer metas claras é indispensável para alcançar o sucesso em qualquer área da vida. Na gestão de projetos não é diferente. Por isso, antes de iniciar a implementação de um projeto, é essencial que o gestor estabeleça pequenas metas que ajudarão a alcançar o objetivo geral.

Analise também se os prazos e recursos disponíveis vão permitir que o projeto seja executado conforme o planejado. Outro ponto importante é avaliar riscos e possíveis mudanças que possam ocorrer durante a implementação.

Com todos esses detalhes bem definidos e alinhados com a equipe e todas as partes interessadas, maiores são as chances de alcançar o sucesso na gestão de projetos.

 

2. Siga o escopo

O escopo de um projeto deve conter os aspectos básicos que citei acima, ou seja, a definição do objetivo, estratégias e táticas para a execução, além dos recursos necessários (financeiros, materiais e de pessoal).

Seguir o escopo é uma tarefa crucial quando falamos em gerenciamento de projetos. Contudo, é comum que aconteçam alterações nesse escopo no decorrer do processo, o que pode acabar resultando em mudanças no orçamento, prazos e recursos.

Para reduzir as chances de que isso aconteça, a recomendação é que sejam realizadas reuniões de alinhamento entre a equipe e revisões no escopo antes de iniciar a execução do projeto. Todo esse esforço antecipado reflete nas chances de sucesso no futuro.

 

3. Atenção os recursos

Existem três tipos de recursos indispensáveis e que precisam de atenção especial no gerenciamento de projetos. São eles: humanos, financeiros e materiais. Isso quer dizer que um bom gestor de projetos deve gerenciar com eficácia todos esses recursos atribuídos ao projeto.

De maneira geral, a gestão de projetos serve para garantir que os colaboradores tenham as habilidades e as ferramentas necessárias para concluir o seu trabalho. Ao mesmo tempo, o gestor deve controlar os gastos, garantindo que o orçamento seja respeitado.

 

4. Faça o monitoramento e controle do projeto

Outra etapa essencial no gerenciamento de projetos é o monitoramento e controle das ações. Ou seja, considere em qual ponto do projeto estão no momento e em qual ponto deveriam estar de acordo com o plano.

Não pense que, para isso, você precisa investir em softwares ou ferramentas caras. Em minha primeira experiência como gestor de projetos, por exemplo, utilizei uma planilha no Excel. Inclui apenas colunas básicas, como descrição da tarefa, nome do responsável, prazo e andamento. Foi dessa maneira que consegui conduzir o projeto com eficiência.

 

Conclusão sobre a gestão de projetos

Agora que você já entendeu o que é gestão de projetos e como fazer um bom gerenciamento, está preparado para colocar tudo em prática?

Tenha em mente que desenvolver suas habilidades de gerenciamento de projetos vai ajudá-lo a concluir seus projetos com sucesso, assim como também contribui para o crescimento da empresa e da sua própria carreira. Portanto, não deixe de incluir a gestão de projetos em seu Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).

Dentro do Método do Acelerador de Carreiras, o gerenciamento de projetos é muito importante para você conseguir ser promovido. Então, para finalizar, entenda se você está no caminho para ser promovido ou corre riscos de ser demitido, responda ao Quiz de Carreiras.

Nos vemos no próximo artigo!

Abraços.

Mateus Boaventura