Você se sente frustrado ao ver que aquela tarefa tão importante foi deixada de lado por má gestão do tempo? Está sempre ocupado e não tem foco? Saiba que todos esses problemas podem ser sanados através de uma técnica simples: o Pomodoro. Quer entender mais como funciona? Aprenda agora a como ser mais produtivo utilizando esse método.
O que é a técnica Pomodoro?
Aumentar a produtividade no trabalho é um desejo da maioria dos profissionais. Isso porque, com isso, você pode dedicar mais tempo à tarefas estratégicas e menos tempo com tarefas operacionais. Da mesma forma, com o italiano Francesco Cirilo não foi diferente.
Buscando uma maneira de melhorar seu desempenho, ele desenvolveu, em 1980, o que hoje conhecemos como técnica Pomodoro.
Desse modo, essa técnica divide o tempo em blocos de 30 minutos: 25 minutos dedicados às suas tarefas e 5 minutos de descanso. Esse curto espaço de tempo é mais que suficiente para que você dedique toda a atenção para as atividades que planejou.
Além disso, é necessário organizar o que será executado para que, ao utilizar a técnica Pomodoro, você não fique disperso.
Uma ótima maneira de começar é escrever sua lista de tarefas, para que você tenha maior clareza de tudo que precisa ser executado. Por isso, na próxima seção você encontra mais informações de como essa técnica funciona e como ela pode te ajudar a acelerar sua carreira.
Como funciona a Técnica Pomodoro?
Organizar suas tarefas é essencial para que o Pomodoro funcione para você. Isso porque, como já dito, é um método composto por foco total durante 25 minutos e pausas de 5 minutos.
Dessa forma, o primeiro passo é definir qual tarefa você vai executar primeiro. Em seguida, cronometre o primeiro pomodoro e lembre-se do tempo reservado para descanso.
Outro ponto importante é evitar qualquer tipo de distração enquanto estiver fazendo suas tarefas. Desligue qualquer notificação do celular e evite checar e-mails durante esse período.
Tenha em mente também que, dependendo do tamanho da tarefa, apenas um pomodoro de 30 minutos não é suficiente. Por isso, o objetivo principal da técnica Pomodoro é que você consiga se conectar por completo à atividade executada.
Ter toda essa conexão pode ser um pouco desafiador na primeira semana. No entanto, isso vai melhorar não só a sua capacidade de atenção, como também a sua gestão do tempo.
Desse modo, a primeira semana é importante para que você consiga avaliar quanto tempo emprega em cada atividade. Para isso, anote quantos pomodoros foram gastos em cada função desempenhada.
Através desse registro, você terá um mapeamento de como está sua produtividade, acompanhando a sua evolução ao longo do tempo.
Esse é só um dos benefícios da Técnica Pomodoro, os outros você encontra no próximo passo.
Benefícios da Técnica Pomodoro
O primeiro benefício da técnica Pomodoro é aprender na prática como aplicar a atenção plena na sua rotina.
Isso melhora o seu foco não só nas tarefas operacionais, mas também na concentração aplicada ao ouvir seus colegas de trabalho.
Nesse contexto, a técnica Pomodoro também te ajuda na escuta ativa. Isso porque, além de prestar atenção no que está sendo feito, você passa a prestar mais atenção também ao que está sendo dito.
Outro benefício é que, sabe aqueles minutinhos que você achava que não dava para fazer nada? Então, você vai valorizá-los ao máximo depois de utilizar esse método.
Ao fazer isso, a procrastinação vai ser deixada de lado e aquele sentimento de culpa que muitos profissionais têm ao descansar vai desaparecer.
O terceiro benefício é uma melhora na gestão do tempo. Sem procrastinação e distrações, sobrará mais tempo para se dedicar a projetos que antes estavam engavetados por “falta de tempo”.
Mas não para por aí, outro benefício do método é ter uma análise completa das tarefas que demandam mais tempo. Isso vai te ajudar a ter um ranking de quais atividades você gasta mais horas de trabalho.
Sabendo de todos esses pontos positivos, ao decidir aplicar a Técnica Pomodoro, você vai perceber uma melhora nos feedbacks que você recebe do seu líder.
Por isso, é hora de conhecer o passo a passo dessa técnica, para aplicar hoje mesmo em suas tarefas.
Passo a passo da Técnica Pomodoro
Suponha que você listou todas as suas tarefas do dia e vai iniciar a técnica Pomodoro. Vamos ver como fazer isso sem cometer nenhum erro?
- Defina qual a primeira tarefa será feita;
- Acione o alarme para que, após 25 minutos, você tenha uma pausa;
- Faça uma pausa de 5 minutos;
- Comece outro pomodoro (25 minutos de foco + 5 minutos de pausa)
- Após realizar 4 pomodoros, faça uma pausa de 15 a 30 minutos;
- Dê início a um outro ciclo de pomodoros.
Fazer uma pausa maior a cada duas horas, ou seja, 4 pomodoros, é essencial para que a técnica funcione.
Assim como o foco total, o método também valoriza o descanso. Isso pois, muitos profissionais cometem um grande erro ao menosprezar o poder que uma pausa tem.
Dessa forma, fazer pausas constantes te ajuda a recomeçar de maneira mais enérgica. Mas atenção: as pausas são para descansar!
Nada de checar a caixa de e-mails nesses 5 minutos. Pelo contrário, abrir e responder e-mails deve ser listado como uma tarefa.
Por isso, utilize os primeiros ou os terceiros 25 minutos de um ciclo de 4 pomodoros para verificar as mensagens.
Isso vai reduzir pensamentos como “Será que minha caixa de e-mails está cheia?”, “Alguém importante pode ter enviado um e-mail e ainda não respondi”.
Além disso, para que você tenha mais foco, a próxima seção fala de um assunto importante: o tempo do pomodoro. Que tal conferir?
Posso ajustar o tempo da Técnica Pomodoro?
Estender o pomodoro para além de 25 minutos é algo que pode ser feito, mas não é o ideal.
Isso porque, aumentar o período de foco pode reduzir a sua produtividade ao tornar mais distante o período de descanso.
Por isso, é indicado manter o tempo estipulado pela técnica Pomodoro.
No entanto, se mesmo assim você ainda quiser focar por mais tempo, faça um teste. Comece avaliando quanto tempo a mais você consegue ter atenção total nas atividades e utilize essa informação para aumentar seu pomodoro.
Feito isso, observe se está dando certo através do seu nível de cansaço. Você se sente mais cansado após aumentar o tempo? Se sim, retorne aos 25 minutos sugeridos pela técnica Pomodoro.
É importante ressaltar também que, não é indicado realizar 4 ciclos de foco total sem nenhum descanso. Fazer isso vai tornar mais difícil o uso da técnica Pomodoro.
Para não cair nessa armadilha da falta de descanso, no próximo passo você encontrar ferramentas que podem facilitar a utilização da técnica.
Ferramentas para auxiliar na Técnica Pomodoro
Existem diversas ferramentas que te ajudam a cumprir o tempo do pomodoro e focar mais. Aqui você encontra as mais funcionais, que vão além de um cronômetro e apoiam todas as fases da técnica:
- Pomodoro Timer Lite: é um aplicativo que além de cronometrar o tempo, oferece a opção de listar as tarefas. Ele está disponível tanto para Android, quanto IOS.
- Tomatoid: nesse site, é possível listar e definir uma ordem de prioridade das tarefas, como também definir os prazos de término. É uma ferramenta bem intuitiva e auxilia bastante caso você tenha muitas atividades a serem executadas.
- Pomello: se você utiliza o Trello para organizar suas tarefas, vai gostar do Pomello. Ele é uma extensão que leva a técnica Pomodoro para os cards do Trello, sendo disponível planos gratuitos e pagos.
Com a utilização dessas ferramentas, gerenciar seu tempo vai se tornar uma tarefa mais tranquila. Portanto, na próxima seção você encontra mais dicas de como aplicar o método na sua rotina.
Aplicando a Técnica Pomodoro na sua rotina
Nessa última seção, você vai encontrar maneiras práticas para implementar a técnica Pomodoro na sua rotina. Para isso, vamos ao passo a passo:
1. Ao iniciar sua rotina de trabalho, faça as seguintes perguntas:
Quais tarefas eu não posso deixar de realizar hoje?
Quanto tempo, em média, eu gasto em cada uma dessas tarefas sem utilizar a técnica Pomodoro?
Anote as suas tarefas e escreva na frente de cada uma o tempo que você leva para executá-las. Em seguida, priorize as tarefas mais importantes com base na resposta da primeira pergunta feita.
Não se esqueça de listar a checagem de e-mails como uma tarefa.
2. Identifique suas principais distrações
Observe quais coisas podem fazer com que você perca o foco durante os primeiros 25 minutos. Algumas pessoas se distraem bastante ao abrir as redes sociais.
Se esse for o seu caso, deixe o smartphone longe do seu alcance.
3. Seja rigoroso no cronômetro e entenda seus limites
Cronometre o tempo através do seu notebook e lembre-se que, após 4 ciclos seguidos, é hora de descansar por mais tempo.
4. Cheque o tempo e repita para próximas tarefas
Terminado o primeiro ciclo da Técnica Pomodoro, anote em quanto tempo concluiu a tarefa programada. Faça isso para todas as tarefas.
5. Compare o antes e depois
Ao fim do dia de trabalho, avalie o tempo que levava para executar uma tarefa importante quando não utilizava o Pomodoro e agora que já conhece a técnica.
Mas atenção: tudo que você aprendeu nesse artigo só vai fazer sentido para você, quando colocado em prática! Que tal começar a utilizar a técnica Pomodoro e me contar, através do meu instagram, como está sendo?
Será que você está prestes a ser promovido ou corre riscos de ser demitido? Responda ao quiz e descubra.
Aguardo você por lá e até a próxima!
Abraços,
Mateus Boaventura
