Está enfrentando um desafio na empresa e não sabe o que fazer? Precisa organizar o desenvolvimento de um projeto, mas não sabe o que utilizar? As ferramentas de negócios são ótimas aliadas quando o assunto é trabalho. Isso pois, proporcionam uma visão ampla de tudo que está acontecendo e um maior controle. Desse modo, nesse artigo você vai aprender as ferramentas de negócios mais utilizadas pelas empresas. Ao final, você será capaz de identificar qual a mais indicada para o que está enfrentando.

 

O que são ferramentas de negócios?

Ferramentas de negócios são metodologias de resolução de desafios. Nesse sentido, a utilidade de cada uma delas depende da situação.

Isso pois, o objetivo final esperado por você é o que vai te ajudar a definir qual a ferramenta mais indicada. Assim, entender em quais momentos utilizar uma ferramenta é essencial para obter sucesso.

Tendo isso em mãos, conseguirá identificar a ferramenta de negócios mais assertiva para determinado momento. Desse modo, é importante que também tenha bem desenvolvidas as soft skills.

Essas habilidades serão essenciais na utilização destas metodologias, uma vez que você precisará de muito contato com os colegas de trabalho para obter sucesso. Sem o contato com outras pessoas, dificilmente essas ferramentas serão eficazes.

Portanto, durante cada seção desse artigo, você vai encontrar não só as metodologias, mas também as habilidades necessárias para implementação destas.

Dessa forma, vai compreender o que há de mais importante quando o assunto é ferramentas de negócios: as suas soft skills. Isso pois, mais essencial que as metodologias, é quem as maneja. Assim, é hora de conhecer a primeira ferramenta.

 

Ferramentas de negócios: 5W2H

Essa é uma das ferramentas mais conhecidas pelos profissionais. Isso pois, é de fácil entendimento. Dessa forma, a metodologia consiste em avaliar todas as nuances de um problema, sendo elas: O que? Por que? Onde? Quando? Quem? Como? Quanto?

No entanto, é preciso ter bem desenvolvido o pensamento crítico e a criatividade. Ao utilizar essa ferramenta de negócios, você deve estar bem atento, para identificar quais os maiores problemas e como atuar sobre eles.

Nesse sentido, o 5W2H é usado quando o profissional precisa elaborar um plano de ação ou um checklist. No plano de ação, o ideal aqui é ter um bom conhecimento do processo cuja a ferramenta será utilizada.

Para isso, o networking com profissionais que lidam diretamente com esse desafio é fundamental. Isso pois, a implementação é uma fase decisiva, que demanda conscientização e principalmente, negociação.

Assim, a utilização do 5W2H requer que você estabeleça um contato mais próximo com as pessoas mais impactadas. Elas precisam sentir que fazem parte do projeto.

Por esse motivo, a comunicação é uma soft skill que não pode faltar quando a ferramenta de negócio utilizada é essa.  Atrelado a esse fator, é hora de conhecer mais uma ferramenta: o PDCA.

 

Ferramentas de negócios: PDCA

Muito utilizado em projetos, o PDCA é uma ferramenta que contém a fase de verificação do que está sendo implementado. Isso permite avaliar se o projeto tem dado certo ou se é preciso fazer modificações.

Nesse sentido, as quatro siglas do PDCA consistem em Planejar, Executar, Verificar e Padronizar. Através dessa ferramenta de negócios, você será capaz de compreender onde está o foco do problema.

No entanto, a metodologia sozinha não encontra soluções. É preciso que você tenha bem desenvolvida a soft skill de criatividade. Isso pois, grande parte da utilização do PDCA se deve a necessidade de corrigir um processo.

Assim, utilizar o 5W2H em conjunto ao PDCA faz todo sentido. Utilizar o PDCA é encontrar o problema a partir do planejamento, já o 5W2H detalha o que precisa ser feito.

Mas como encontrar a solução do problema? Isso requer observar o que tem sido usado na empresa. Em seguida, procure entender os motivos pelos quais algumas soluções não deram certo.

Ter esse tipo de atitude vai te ajudar a se tornar mais criativo, pois você conhecerá a fundo o que já foi proposto. Nesse sentido, se você acredita que não é uma pessoa muito criativa, saiba que essa habilidade é treinável.

Se quer saber como, confira o vídeo abaixo. Nele, te dou uma dica de como turbinar essa soft skill:

 

Desse modo, você vai conhecer mais uma ferramenta de negócios: o mapa da empatia.

 

O Mapa da empatia e porque utilizar

O Mapa da empatia é a ferramenta mais utilizada quando se quer conhecer o perfil do cliente. Nele, é possível registrar informações sobre dores e necessidades dos consumidores.

Por isso, é necessário analise e observação, duas características que derivam da soft skill de pensamento crítico. Sem isso, essa ferramenta de negócios se tornará tão abstrata, que será de pouca utilização.

Dessa forma, utilizar essa metodologia é estar embasado por dados. Isso pois, é preciso que você tenha uma boa capacidade analítica para extrair o comportamento dos consumidores a partir das informações.

Nesse sentido, para conhecer a fundo seu cliente é preciso olhar para ele. Entender como ele pensa e age é identificar oportunidades de melhoria que tem impacto nas vendas e demais áreas da empresa.

Assim, essa ferramenta de negócios se faz necessária para entender quais os maiores problemas que os clientes enfrentam.

Se você não trabalha diretamente com os clientes da empresa, pense nos clientes internos. Quem são eles? A área em que você trabalha tem setores correlatos a ela que podem estar precisando de um olhar atento: o seu.

Ter esse tipo de atitude ao utilizar essa ferramenta de negócios é se destacar no ambiente de trabalho.

 

O Business Canvas e porque utilizar

Estruturar um produto ou serviço novo. Esse é o principal motivo de utilização do Business Canvas.

Isso pois, você deve pensar em parcerias, recursos, proposta de valor, canais de vendas e muitos mais.

Nesse sentido, o Canvas te ajuda a compreender o passo a passo para que um produto/serviço seja bem estruturado. Por esse motivo, é essencial que você tenha foco e eficiência para aplicá-lo.

Sem isso, você se sentirá perdido sobre tudo que precisa ser feito. Assim, deixar de desenvolver essa soft skill é se distanciar da solução. Por esse motivo, ao aplicar essa ferramenta de negócios, é preciso saber delegar funções.

Isso pois, na utilização do Business Canvas, é muito comum que haja uma equipe de projetos. Assim, é importante saber trabalhar em equipe para poder extrair o que cada um faz de melhor.

Ter esse tipo de atitude durante o desenvolvimento dessa ferramenta de negócios vai te dar um certo destaque na equipe. Além disso, existe mais algumas metodologias que você deve ficar de olho.

Quer saber quais? Confira no próximo passo.

 

Ferramentas de Negócios: Análise SWOT

Compreender as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças de empresas, áreas ou até mesmo pessoas. Essa é a finalidade da análise SWOT, uma das ferramentas de negócios mais utilizada no meio corporativo.

Dessa forma, para utilizar de forma correta essa metodologia, também conhecida como Matriz SWOT, é importante ficar atento a alguns pontos.

Para isso, suponha que você foi encarregado de estruturar essa ferramenta de negócios para a sua área. Seu Gestor te pediu isso pois quer avaliar como a área está e quais as melhorias que podem ser feitas.

O manuseio e inserção de informações na ferramenta é um dever seu. Por esse motivo, o que deve ser feito para que você consiga montar uma ótima Matriz SWOT?

O primeiro ponto a ser abordado é avaliar o desempenhado do seu setor ao contactar profissionais de outras áreas. Faça networking com eles e entenda o que eles acreditam que poderia ser melhorado.

Identifique quais as melhorias prioritárias que podem ser entendidas como oportunidades. Em seguida, dentre as melhorias citadas, observe quais as fraquezas presentes em cada uma delas.

Faça o mesmo para forças e ameaças. No entanto, saber como comunicar as informações dessa ferramenta de negócios, requer jogo de cintura. Isso pois, seu chefe e os colegas de trabalho precisam se sentir valorizados, algo que requer uma boa comunicação.

 

Ferramentas de Negócios: Scrum

Se você precisa de uma metodologia ágil para desenvolver um projeto, o Scrum é uma boa escolha. Isso pois, essa ferramenta de negócios permite que os membros do projeto tenham muita autonomia.

Através dessa metodologia, os projetos são elaborados com maior rapidez. Nesse sentido, o Scrum consiste em executar uma serie de tarefas importantes em um curto espaço de tempo, o que é chamado de sprint.

Desse modo, se ficou interessado em conhecer mais sobre essa metodologia, confira o vídeo abaixo. Nele, você encontra tudo que precisa Scrum. É a maior aula gratuita sobre Scrum e metodologias ágeis.

 

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Até a próxima!

Abraços

Mateus Boaventura