Você tem conseguido aumentar sua produtividade? Conhecer maneiras de otimizar seu trabalho? Existem algumas soft skills, insights e ferramentas que podem te ajudar. Através desses aspectos, você será capaz de melhorar a sua eficiência e terá mais tempo para se dedicar a iniciativas que geram valor. Por isso, aqui nesse artigo, você verá as principais formas de otimização, algo valioso quando se quer crescer profissionalmente. Ficou interessado? Continue a leitura.

 

Como otimizar o trabalho?

No dia a dia do ambiente de trabalho é muito comum ter um alto volume de trabalho. Isso pois, o ritmo é acelerado e para vencer o desafio da produtividade, é preciso organização.

Nesse sentido, muitos profissionais se sentem perdidos quando o assunto é otimizar o trabalho. Acreditam que executar sem ter uma direção é algo benéfico.

Pelo contrário, essa realização de tarefas sem um controle e entendimento correto dos motivos de realizá-las pode te tornar um profissional operacional.

E esse tipo de imagem que você demonstra aos outros pode ser muito prejudicial se você deseja ocupar um cargo de liderança.

Desse modo, otimizar seu trabalho vai além do próprio ato. Ao fazer isso, você será visto como um profissional que busca se desenvolver e gerar resultados para a empresa.

No entanto, é preciso otimizar da maneira certa. Muitos profissionais prometem atingir metas das quais não são capazes de alcançar em tão pouco tempo e isso pode deixá-los estagnados.

Assim, otimizar seu trabalho requer identificar as melhorias presentes na realização de suas tarefas. Isso é algo que você verá mais aprofundado nas próximas seções desse artigo. Vamos lá!

 

Otimizar o trabalho: delegando tarefas

Quando você tem muitas demandas, costuma delegar algumas para outros colegas? Saiba que essa é uma atitude positiva à medida que você mostra a eles a geração de valor por trás das tarefas.

No entanto, muitos profissionais cometem o erro de acreditar que precisam realizar tudo sozinhos. Estão sempre cheios de trabalho e acham que isso é produtividade.

Se você é desses, saiba que o sinônimo de sobrecarga de tarefas não é produtividade, mas sim falta de otimizar o trabalho. Por esse motivo, é preciso que você comece a mudar um hábito seu: retenção de demandas.

Tenha em mente que, ao identificar quais demandas poderão ser feitas pelos outros, você criará mais confiança na equipe. Isso é importante para que você se sinta mais seguro e seja visto como um líder.

Desse modo, o primeiro passo para otimizar suas demandas é mostrar aos outros profissionais o motivo de delegar algumas atividades a eles.

Você não pode apenas delegar. Muito mais que isso, é preciso que o outro sinta a importância de fazer o que você está sugerindo. Para isso, é preciso desenvolver uma boa comunicação.

Através dessa soft skill você será capaz de estreitar a relação que tem com sua equipe. Esse é a chave para ser mais valorizado, afinal otimizar é crescer.

 

Otimizar o trabalho: alinhando expectativas

Bater suas metas individuais é tão importante quanto ajudar a equipe a superar os objetivos em grupo. Por isso, é fundamental conhecer quais as expectativas sob o seu trabalho.

Ter isso em mente vai te ajudar a observar o que você precisa otimizar com mais urgência. Ao avaliar os prazos que possui, você verá quais metas necessitam de maior atenção e os resultados que deve atingir.

Dessa forma, conhecer os resultados individuais que a empresa espera que você alcance requer conversar com seu Gestor. Somente ele será capaz de te dar mais clareza.

Assim, marque com ele uma reunião de alinhamento de expectativas, para que você possa conhecer e otimizar suas metas de forma assertiva. Para isso, confira um vídeo abaixo no qual te mostro como fazer isso:

 

Outro ponto importante para conseguir otimizar seu trabalho é traçar estratégias para superar suas metas. Sejam metas da empresa, sejam metas de carreira.

Isso é algo que está ligado a próxima seção desse artigo: o ato de não procrastinar. Se quer saber mais sobre isso e como a disciplina podem te ajudar a otimizar seu crescimento profissional, confira o próximo passo.

 

Deixe a procrastinação de lado

Se você costuma delegar tarefas pois tem procrastinado na realização destas, saiba que sua equipe pode te deixar de lado.

Ter esse tipo de atitude é ser visto como um profissional que não sabe otimizar e muito menos capaz de bater metas.

Por isso, é preciso ter disciplina para cumpri suas demandas, algo que está ligado a soft skill de foco e eficiência. Através do desenvolvimento dessa habilidade, você será capaz de otimizar suas tarefas da melhor maneira.

Nesse sentido, se você acredita que não tem muito foco no trabalho e demora na execução das tarefas, comece já a aplicar essa soft skill.

Com ela, aqueles trabalhos demorados que se estendem para além do horário de trabalho serão reduzidos.

Atrelado a isso, é interessante que você anote suas demandas do dia e utilize ferramentas que auxiliem na organização dessas. Um exemplo disso é o Trello, um software online muito parecido com o kanban.

Desse modo, sabemos que vencer a procrastinação não é algo que surge da noite para o dia. Pelo contrário, esse é um hábito que precisa ser construído diariamente.

Nesse sentido, à medida que você for obtendo resultados com essa mudança de hábito, verá que a otimização te manterá mais motivo a crescer.

 

Faça a gestão do tempo de forma eficiente

Você costuma observar quanto tempo é destinado para cada tarefa? As tarefas rotineiras são responsáveis por quantas horas no seu dia de trabalho?

Ter isso em mente vai te ajudar a otimizar seu tempo. Isso pois, ser mais produtivo no trabalho requer analisar como você se organiza ao longo do dia.

Assim, o primeiro passo para fazer uma boa gestão do trabalho é anotar a quantidade de horas gastas em cada atividade. Em seguida, estabeleça uma meta de realização das tarefas.

Para isso, pense em quanto tempo você gostaria que cada tarefa fosse realizada. Compare então a expectativa com a realidade.

Pense em formas de otimizar a execução dessas atividades para que você bata as metas estipuladas.

Não para por aí, é importante que você faça essa análise de horas/tarefas com periodicidade. Isso pois, com o tempo você verá que esse tipo de controle te ajudará a otimizar melhor seu trabalho.

Por fim, saiba que mesmo com toda essa organização, podem haver atividades que você não conseguiu realizar. Observe os motivos que fizeram com que isso acontecesse e trace planos de ação.

Afinal, tão importante quanto analisar seu desempenho é entender que você está em constante melhoria.

 

Otimizar o trabalho: saiba priorizar

Muitos profissionais conseguem delegas tarefas de forma assertiva, não procrastinam e até sabem como controlar seu tempo. No entanto, continuam deixando algumas demandas de lado.

Se esse é o seu caso, saiba que o que falta para otimizar melhor o seu trabalho é saber priorizar. Nesse sentido, uma ferramenta muito utilizada quando se trata desse assunto é a Matriz Eisenhower.

Através dela, você será capaz de identificar tarefas mais urgentes e focar nelas primeiro. Mas atenção, essa metodologia não irá funcionar se você não tiver bem desenvolvida a soft skill de negociação.

Isso pois, essa habilidade comportamental é a base da priorização. Portanto, sem ela você não será visto como um profissional que está preparado para crescer.

Assim, um dos pilares para otimizar seu trabalho é entender que nem tudo precisa ser feito com urgência. Pelo contrário, existem tarefas que nem mesmo deveriam ser feitas, pois não geram valor nenhum.

Por essa razão, quando identificar uma atividade desnecessária, não tenha receio de fazer com que seus colegas entendam os motivos pelos quais você acredita nisso.

Nesse sentido, saiba que ajudar a sua equipe a identificar o que não é prioridade é ser visto como um líder.

 

Otimizar o trabalho híbrido

Com a pandemia, muitos profissionais estão trabalhando em um formato híbrido: ficam alguns dias em casa e outros na empresa.

Para otimizar essa forma de trabalho, é preciso identificar quais tarefas você só consegue realizar no ambiente corporativo.

Isso pois, com todas essas mudanças que estamos passando, dividir as atividades em dois grupos (casa e empresa) vai te ajudar a trabalhar melhor.

Através desse tipo de organização, você não se sentirá perdido na realização das demandas. Pelo contrário, você terá certeza do que está fazendo e o motivo de estar realizando aquilo no ambiente escolhido.

Desse modo, para se destacar no trabalho híbrido, busque ajudar aquele colega que também está confuso a otimizar seu tempo.

Ter esse tipo de atitude vai mostrar que você está preocupado com o desempenho da equipe, comportamento esperado de um profissional que almeja crescer.

Assim, se quer mais dicas sobre como otimizar o trabalho híbrido, confira o vídeo abaixo. Nele, te ensino como fazer isso:

 

Além disso, baixe também a Planilha de Projeção de Carreiras. Com ela, você será capaz de entender tudo que precisa para crescer profissionalmente.Essa planilha é um passo importante para subir de cargo.

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Até a próxima.

Abraços!

Mateus Boaventura