Você demora a realizar as suas reuniões profissionais? Sabe o que é a Daily Scrum e como ela pode tornar o seu expediente mais proveitoso? Então aprenda a fazer os repasses diários da sua equipe em um tempo reduzido e de forma eficiente, para que consiga cumprir as outras demandas durante o dia. Ficou curioso? É só conferir as dicas apresentadas por meio deste artigo e aplicá-las na sua rotina de trabalho.

 

O que é a Daily Scrum?

A Daily Scrum é um modelo de reunião planejado para durar quinze minutos. Logo, tem como foco o repasse abreviado do que cada profissional realizou no dia anterior.

Além disso, é o momento apropriado para que cada colaborador fale o que pretende realizar durante o expediente. Desse modo, é ideal que a Daily Scrum ocorra nas primeiras horas de trabalho.

Assim, o funcionário pode fazer uma descrição das suas atividades tanto pretendidas como já realizadas. Isso permite um maior alinhamento de expectativas dentro da equipe.

Nesse sentido, todas as pessoas que trabalham na mesma área conseguem saber o que os outros estão fazendo. Então, podem se planejar melhor para cumprir demandas que têm certa dependência entre eles.

Dessa forma, há como evitar retrabalhos ou que duas pessoas estejam fazendo a mesma tarefa. Logo, há a garantia de um maior aproveitamento do tempo e um controle maior do que cada profissional realiza.

Portanto, se ao descobrir o que é a Daily Scrum você se interessou por essa metodologia, agora é a hora de saber como planejá-la. Para isso, é só conferir o próximo tópico.

 

Como planejar a sua reunião nesse modelo?

Para planejar a sua Daily Scrum, o ideal é pedir com antecedência para que os colaboradores anotem de maneira breve o que foi realizado. Além disso, é necessário que também descrevam o que pretendem realizar.

Logo, pode-se dividir as anotações em duas partes, com o que foi cumprido no dia anterior e o que se espera cumprir no dia atual. Assim, com as anotações feitas, é hora de cada um passá-las de forma breve na reunião.

Para que tudo ocorra como o planejado, nesse momento, o ideal é mencionar o que foi anotado. Desse modo, há como evitar conversas desnecessárias. Então, peça o silêncio de todos ao realizar a Daily Scrum.

Nesse sentido, quando cada colaborador der o seu repasse, é bom que tenha como apresentá-lo em alguma tela. Isso porque, torna a mensagem mais fácil de ser acompanhada pelos outros funcionários.

Dessa forma, combine um tempo de 3 a 4 minutos para que cada um fale o que fez e o que irá fazer. Assim, você consegue administrar o tempo de uma Daily Scrum para que não interfira no de tarefas.

Então, após aprender a planejar a sua Daily Scrum, é hora de entender os benefícios que você pode ter ao aplicá-la na sua equipe. Está curioso? Basta ler o tópico abaixo.

 

Quais os benefícios de aplicar a Daily Scrum na sua rotina? 

Um dos maiores benefícios da Daily Scrum é tornar a comunicação mais efetiva entre os funcionários. Isso porque, tendo um tempo breve para falar, eles se focam no que é necessário ser mencionado.

Além disso, há como diminuir o horário gasto com uma reunião, o que em alguns ambientes empresariais é algo recorrente. Assim, você evita uma reunião muito longa para discutir assuntos que poderiam ser breves.

Dessa forma, sobram mais horas de trabalho para se dedicar às tarefas ao invés de fazê-las correndo porque a reunião durou tempo demais. Logo, você consegue gerenciar melhor o tempo.

Nesse sentido, para se aprofundar mais no assunto, a Daily Scrum é parte da metodologia scrum. Essa metodologia ágil é capaz de não só reduzir horários como tornar a execução dos projetos mais eficiente.

Para tanto, eu separei um vídeo em que falo sobre o Scrum e tudo que envolve essa metodo. Ficou interessado? É só conferir no link abaixo e não perder um único ensinamento. Clique já!

 

Assim, ao entender os benefícios da Daily Scrum e o que é a metodologia scrum, você está apto a ir ao próximo tópico. Nele, eu te explico como conduzir a sua Daily Scrum da melhor maneira.

 

Como conduzir uma Daily Scrum? 

Para conduzir a sua Daily Scrum, é preciso se organizar. Isso porque, para liderá-la em tempo hábil, o ideal é que você delegue funções antes mesmo do seu início.

Nesse sentido, como já mencionado, peça para que cada colaborador envie a descrição de suas atividades até quinze minutos antes da Daily Scrum. Assim, você pode juntar essas informações em um único documento.

Logo, o próximo passo é que, durante a reunião, você possa transmitir esse documento para que todos possam visualizar o que é dito. Desse modo, você evita se perder ao longo da reunião.

Nesse sentido, controle os minutos destinado à fala de cada colaborador e os lembre deles. Além disso, assim que um colaborador terminar a sua fala, já peça para que o próximo inicie a dele.

Dessa forma, você pode separar os minutos finais da Daily Scrum para discutir os insights que forem surgindo ao longo da fala de cada um. Assim, o ideal é pedir que os colaboradores deixem os seus comentários para o fim da reunião.

Portanto, certifique-se de que os profissionais entendem a metodologia aplicada na Daily Scrum e que façam os seus repasses o mais breve possível. Então, é só ir ao próximo tópico para aprender mais.

 

Por que não continuar com uma reunião tradicional? 

Porque as reuniões tradicionais levam mais tempo que a Daily Scrum. Assim, quando você precisar realizar uma reunião em um curto espaço de tempo, a reunião tradicional pode não ser uma boa escolha.

Além do mais, a Daily Scrum te permite ter maior controle das atividades realizadas e à fazer. Já com uma reunião tradicional, como o horário destinado é maior e, muitas vezes, sem planejamento, você pode se perder nessas mensagens.

Nesse sentido, continuar com uma reunião tradicional pode trazer um conflito de informações por desorganização. Essa falta de organização pode ser perceptível pelos demais colaboradores e desanimá-los.

Desse modo, passam a ter falta de atenção nos momentos de reunião. Logo, preferem não estar presente nelas, o que pode causar um desalinhamento de expectativas.

Por isso, para que seus colaboradores se sintam motivados a participar desses espaços, o ideal é realizar uma Daily Scrum. Isso porque, sabendo o tempo de duração de cada uma, eles conseguem planejar melhor as suas demandas.

Assim, não precisarão correr com as atividades para participar de uma reunião. Então, podem cumprir tudo no seu tempo e sem muita pressão.

 

Como capacitar a sua equipe para uma Daily Scrum? 

Para capacitar a sua equipe para uma Daily Scrum, é ideal que você explique a metodologia a eles. Assim, o primeiro ponto a ser mencionado é que ela é uma reunião breve.

Isso pode causar espanto em ambientes em que reuniões duram horas. Porém, menciona os benefícios que irão ter ao aplicar a Daily Scrum em seu expediente. Além disso, foque em ensiná-los a como realizar seus repasses.

Nesse sentido, diga a eles como as mensagens serão divididas, em atividades realizadas no dia anterior e nas planejadas para o dia em questão. Desse modo, você pode dar um exemplo de como anotá-las.

Então, o próximo passo é fazer o comunicado da descrição feita por cada um. Assim, peça a eles que a façam com a voz calma e sem correria. Isso pois, explique que o tempo destinado de quatro minutos é o suficiente para cada um.

Dessa maneira, simule com eles uma Daily Scrum com a contabilização de tempo. Logo, ao final, você terá convencido a todos o quanto pode ser benéfico mudar para essa metodologia de reuniões.

Portanto, agora que você já sabe como conduzir, implementar e capacitar a equipe para uma Daily Scrum, é hora de dar o próximo passo por meio do tópico a seguir. Ficou curioso? É só conferir.

 

A Daily Scrum e a vida profissional

Como já dito, a Daily Scrum faz parte da metodologia Scrum, uma metodologia que pode te ajudar a ter ganhos satisfatórios no ambiente profissional. A exemplo disso, você pode gerenciar melhor o seu tempo e melhorar a sua comunicação.

Nesse sentido, para que a sua vida profissional seja alavancada por diversas melhorias como essa, eu te indicarei um vídeo.

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Até a próxima!

Abraços,

Mateus Boaventura