O que é Gestão de projetos e como aplicar na sua empresa
A gestão de projetos é um dos componentes fundamentais de um negócio de sucesso. Afinal, o gerenciamento de projetos afeta no desempenho da empresa e dos funcionários e ainda influencia na satisfação dos clientes. Além de ser uma habilidade fundamental para a execução de projetos na organização, o gerenciamento de projetos pode ser usado no dia a dia para agilizar a rotina de trabalho e aumentar seus resultados na sua função. Com tantas responsabilidades, fica fácil entender porque a gestão de projetos é uma das hard skills mais importantes para o profissional que quer acelerar sua carreira. Preparei este artigo para ajudá-lo a entender melhor o que é gerenciamento de projetos na prática, para que serve e como aplicar essa habilidade para desenvolver sua carreira. Boa leitura! O que é gestão de projetos? A gestão de projetos pode ser definida como o conjunto de técnicas e esforços para planejar, implementar, gerenciar e avaliar projetos. Portanto, o gerenciamento de projetos inclui diversas tarefas, como detalhamento do escopo, cronograma, monitoramento e organização de recursos humanos, financeiros e materiais. Mas, para que você entenda melhor o que é gestão de projetos, é necessário compreender o que é um projeto, de fato. Por definição, projeto é um conjunto de atividades com o objetivo de atender uma oportunidade ou solucionar alguma dificuldade da empresa em um período predeterminado, ou seja, com prazo para início e fim. É importante destacar que um projeto precisa ter um objetivo claro. Pode ser, por exemplo, lançamento de um novo produto, uma campanha para prospectar novos clientes, uma mudança na estrutura da empresa etc. Para garantir o sucesso de um projeto, seja ele de pequeno, médio ou grande porte, é essencial que seja feito um esforço em conjunto. Então, na prática, mesmo que determinado projeto envolva um único setor da empresa, pode ser necessário a colaboração de outras áreas em algum momento. Para que serve a gestão de projetos? Percebeu como os projetos são complexos e fundamentais para o sucesso de uma empresa? Agora imagine como seria difícil alcançar os objetivos sem planejamento e organização. Eu diria que é praticamente impossível. É exatamente aí que entra um bom gerenciamento de projetos: uma peça fundamental para planejar, organizar e garantir que o projeto seja bem executado para atingir o objetivo esperado. Assim, uma gestão de projetos eficaz proporciona uma série de benefícios, como: maior controle dos processos envolvidos em um projeto; maior probabilidade de alcançar o resultado desejado; garantia do uso eficiente dos recursos; diminuição dos riscos e redução de possíveis prejuízos; maior agilidade na tomada de decisões; melhora o engajamento da equipe envolvida. Como fazer o gerenciamento de projetos? Saber construir um projeto é essencial para quem deseja trabalhar com gestão de projetos em uma empresa. Então, mesmo que essa não seja sua função atual, pode ser que um dia você assuma uma posição de gestor de projetos por meio do Job Rotation. Portanto, certifique-se de ter em mente os seguintes aspectos básicos ao elaborar o seu projeto: O que fazer: considere o problema que pretende resolver ou a oportunidade que deseja aproveitar. Ou seja, qual o objetivo do projeto. Como fazer: considere como será conduzida a implementação do projeto na empresa. Para isso, é importante ter um detalhamento das etapas para alcançar o objetivo principal. Quando fazer: é muito importante considerar qual é o momento mais adequado para implementar o projeto. Custos: tenha uma estimativa sobre todos os custos envolvidos na execução do projeto. Tendo em vista os elementos que compõem um projeto, é hora de entender como funciona a gestão na prática. Confira, a seguir, algumas dicas essenciais para fazer um gerenciamento de projetos eficiente do início ao fim. 1. Tenha metas bem definidas Estabelecer metas claras é indispensável para alcançar o sucesso em qualquer área da vida. Na gestão de projetos não é diferente. Por isso, antes de iniciar a implementação de um projeto, é essencial que o gestor estabeleça pequenas metas que ajudarão a alcançar o objetivo geral. Analise também se os prazos e recursos disponíveis vão permitir que o projeto seja executado conforme o planejado. Outro ponto importante é avaliar riscos e possíveis mudanças que possam ocorrer durante a implementação. Com todos esses detalhes bem definidos e alinhados com a equipe e todas as partes interessadas, maiores são as chances de alcançar o sucesso na gestão de projetos. 2. Siga o escopo O escopo de um projeto deve conter os aspectos básicos que citei acima, ou seja, a definição do objetivo, estratégias e táticas para a execução, além dos recursos necessários (financeiros, materiais e de pessoal). Seguir o escopo é uma tarefa crucial quando falamos em gerenciamento de projetos. Contudo, é comum que aconteçam alterações nesse escopo no decorrer do processo, o que pode acabar resultando em mudanças no orçamento, prazos e recursos. Para reduzir as chances de que isso aconteça, a recomendação é que sejam realizadas reuniões de alinhamento entre a equipe e revisões no escopo antes de iniciar a execução do projeto. Todo esse esforço antecipado reflete nas chances de sucesso no futuro. 3. Atenção os recursos Existem três tipos de recursos indispensáveis e que precisam de atenção especial no gerenciamento de projetos. São eles: humanos, financeiros e materiais. Isso quer dizer que um bom gestor de projetos deve gerenciar com eficácia todos esses recursos atribuídos ao projeto. De maneira geral, a gestão de projetos serve para garantir que os colaboradores tenham as habilidades e as ferramentas necessárias para concluir o seu trabalho. Ao mesmo tempo, o gestor deve controlar os gastos, garantindo que o orçamento seja respeitado. 4. Faça o monitoramento e controle do projeto Outra etapa essencial no gerenciamento de projetos é o monitoramento e controle das ações. Ou seja, considere em qual ponto do projeto estão no momento e em qual ponto deveriam estar de acordo com o plano. Não pense que, para isso, você precisa investir em softwares ou ferramentas caras. Em minha primeira experiência como gestor de projetos, por exemplo,
Entenda o que é a Inteligência Emocional e como desenvolvê-la
Você sabe lidar com suas emoções no ambiente de trabalho? Consegue superar sentimentos negativos e continuar motivado diante de situações difíceis? Descubra agora como se sair bem nesses momentos ao desenvolver sua Inteligência Emocional. Através dessa soft skill, você será capaz de dar mais um passo na sua carreira, alcançando seus objetivos profissionais. Quer saber mais? Continue a leitura! O que é Inteligência Emocional? Conhecida como uma das soft skills mais desejadas pelo mercado de trabalho, Inteligência Emocional é a habilidade de observar e gerenciar suas emoções. Nesse sentido, ao enfrentar uma situação complexa, poucos profissionais param para pensar sobre como seus sentimentos estão sendo externalizados. Isso porque acabam deixando o ambiente influenciar seu modo de agir. Dar ao ambiente o poder de controlar sua carreira é tirar de si a responsabilidade sob suas emoções. Por isso, gerenciar o modo como se sente e reage às situações do trabalho é essencial para crescer profissionalmente. Dessa forma, assumir o comando é o primeiro passo para desenvolver a Inteligência Emocional. Fazendo isso, você vai conseguir analisar suas emoções, entendendo quais gatilhos podem gerar os piores sentimentos. E muito mais que isso, vai aprender o que fazer diante dessas emoções. Portanto, comece observando como você se comporta frente as mais diversas situações. Observe quais os sentimentos mais frequentes nesses momentos e leia o próximo passo, para saber mais sobre o assunto. A falta de Inteligência Emocional Como você reage quando surge um imprevisto no trabalho? Fica se lamentando por alguns minutos? Se sim, saiba que essa atitude não te ajuda quando o assunto é Inteligência Emocional. Pelo contrário, ter esse tipo de comportamento prejudica muito a sua marca pessoal e, consequentemente, o seu desenvolvimento. Por isso é tão importante trabalhar o desenvolvimento dessa soft skill desde agora, pois a falta dessa habilidade pode te atrapalhar no alcance de seus objetivos. Outro ponto é que, deixar de lado a Inteligência Emocional pode fazer com que a procrastinação e o desentendimento com os colegas seja algo constante. Além disso, é provável que a falta dessa habilidade também signifique a falta de empatia. Profissionais que não têm controle das emoções tendem a pensar de modo individual, desvalorizando o trabalho em equipe. Todos esses fatores afetam negativamente o clima do ambiente de trabalho, te distanciando das pessoas que podem auxiliar o seu crescimento profissional. Para não continuar nesse ciclo vicioso da falta de Inteligência Emocional, que tal ler o próximo passo? Nele, você encontra o primeiro passo para desenvolver essa habilidade valiosa. Por dentro da IE Antes de aplicar a Inteligência Emocional na sua rotina, precisamos entender qual o seu nível dessa habilidade. Por isso, pense nas suas respostas para as seguintes perguntas: Como é o relacionamento com seus colegas de trabalho nas situações em que você se sente estressado? Como você responde a um colega quando este te pede ajuda e você está muito atarefado? É normal para você guardar ressentimento de pessoas de outras áreas da empresa? Começar traçando um plano de ação para melhorar a resposta dessas perguntas é fundamental para desenvolver a Inteligência Emocional. Para isso, sempre que surgirem momentos que te tirem do eixo, preste atenção aos gatilhos, ou seja, fatores que desencadeiam emoções negativas. A partir dessa reflexão, é hora de pensar como agir diferente diante dessas situações. Isso requer uma reeducação mental, programar a sua mente para reagir da melhor maneira possível, algo que se adquire com prática. Sendo assim, de nada adianta aplicar essa habilidade sem a orientação correta de como fazer isso. Por isso, que tal assistir um vídeo em que falo mais por que desenvolver a aplicar as soft skills: Além do vídeo, no próximo passo eu te conto mais dicas de como desenvolver a Inteligência Emocional. Como desenvolver essa habilidade Agora que você entende que é essencial observar suas emoções em determinadas situações, é hora de desenvolver a Inteligência Emocional. Para isso, confira as principais dicas abaixo: Sempre que algo inesperado acontecer, analise a situação antes de dar uma opinião sobre ela; Observe como os outros estão trabalhando e seja proativo, oferecendo ajuda; Sempre que alguém fizer uma crítica construtiva, agradeça e pense em como aplicar esse feedback no seu dia a dia; Controle a sua ansiedade: nos momentos que se sentir muito tenso, faça uma pausa no trabalho e retorne quando estiver melhor; Tente reduzir as desculpas que você dá para os colegas de trabalho; Não culpe ninguém por algo que aconteceu. À medida que você for aplicando essas dicas, vai notar uma melhora no modo como se relaciona com o ambiente. Isso pois, ao utilizar o que foi dito aqui, desenvolverá um pilar muito importante quando se trata de Inteligência Emocional: a autorresponsabilidade. Por sua vez, a autorresponsabilidade é a capacidade de controlar internamente o que acontece no ambiente profissional. Entender isso vai reduzir a tensão que você sente, como também fará com que se tornar mais responsável quanto às situações, aumentando a confiança em si mesmo. Nesse contexto, a confiança te ajudará a tomar a inciativa quando algum problema surgir. Isso pois, o seu medo de situações adversas vai ser reduzido com o desenvolvimento da Inteligência Emocional. Nesse sentido, é muito importante que você coloque a inteligência emocional no seu Plano de Desenvolvimento Individual, para garantir que você está atento em desenvolver essa soft skill. Autoconhecimento e Inteligência Emocional É muito comum ver profissionais que, após reagirem de maneira negativa em relação a uma situação, se sentem culpados. Além desse sentimento revelar arrependimento, ele também revela um bloqueio na sua Inteligência Emocional: o ato de se punir pelo que já aconteceu. Todo esse ressentimento pode ser sanado com autoconhecimento, um processo contínuo de entender a si mesmo, refletir sem culpa sobre suas ações. Por isso, quando disser algo de cunho negativo, não tenha medo de se desculpar com seus colegas de trabalho. Pelo contrário, reconhecer seus erros também é Inteligência Emocional. Não pense que você é o único a cometer falhas no ambiente de trabalho. Tenha em
